Richiesta di cartelle cliniche

Per legge, abbiamo fino a 30 giorni per evadere una richiesta completa di documentazione. In pratica, la maggior parte delle richieste dei pazienti viene evasa in 7-14 giorni lavorativi . La documentazione già disponibile nel portale pazienti è accessibile immediatamente. Se la richiesta richiede il recupero di documentazione esterna (ad esempio, immagini provenienti da un'altra struttura), i tempi di evasione potrebbero essere più lunghi.

Sì, in diverse situazioni:

• I record disponibili tramite il tuo portale paziente sono sempre gratuiti.
• Record di fatturazione sono gratuiti per i pazienti e i loro rappresentanti legali.
• Se i tuoi dati vengono inviati a un altro fornitore di cure Per garantire la continuità delle cure, non viene addebitato alcun costo.
• Pazienti che soddisfano i nostri requisiti Politica sulle difficoltà finanziarie (Medicaid, SNAP, SSI, ecc.) non sono addebitati.

Indica la scadenza nel campo "Istruzioni aggiuntive" del modulo. Per situazioni cliniche realmente urgenti, chiama l'ufficio al numero (973) 966-1111 e chiedi di parlare con il nostro team HIM. Per i documenti da trasferire direttamente a un altro fornitore, di solito possiamo inviarli via fax o trasmetterli in modo sicuro entro 24-48 ore.

Le note di psicoterapia, ovvero gli appunti personali del terapeuta relativi al processo terapeutico, conservati separatamente dal resto della cartella clinica, richiedono un'autorizzazione specifica e separata ai sensi dell'HIPAA. Se ne avete bisogno, indicatelo esplicitamente nel modulo. I riepiloghi standard dei trattamenti di salute mentale, le diagnosi, gli elenchi dei farmaci e le note delle visite fanno parte della vostra cartella clinica ordinaria e vengono rilasciati tramite la stessa procedura.

I documenti che altri fornitori ci hanno inviato (referti di consulenza, referti di laboratorio esterni, immagini diagnostiche precedenti) entrano a far parte della tua cartella clinica presso Madison Medical e ti vengono forniti su richiesta, così come la nostra documentazione. Tuttavia, non possiamo rilasciare direttamente a terzi documenti provenienti da altre fonti: questi devono essere richiesti alla fonte originale.

Hai il diritto di richiedere una rettifica. Invia una richiesta scritta al nostro Responsabile della privacy (trovi i recapiti qui sotto) descrivendo cosa ritieni errato e cosa vorresti modificare. Ti risponderemo entro 60 giorni . Se saremo d'accordo, modificheremo il documento. Se non saremo d'accordo, puoi presentare una dichiarazione di disaccordo che diventerà parte integrante del tuo fascicolo. In entrambi i casi, il tuo contributo verrà documentato.

In conformità con la normativa del New Jersey, conserviamo le cartelle cliniche degli adulti per un minimo di sette anni dalla data dell'ultima registrazione . Le cartelle cliniche dei minori vengono conservate per almeno sette anni dopo il raggiungimento della maggiore età (ovvero, fino al compimento dei 25 anni). Trascorso il periodo di conservazione, le cartelle vengono distrutte con metodi conformi all'HIPAA (triturazione, distruzione digitale sicura) e non possono essere semplicemente richieste indietro.

In generale, sì: per i minori di 18 anni, un genitore o tutore legale può richiedere la documentazione. Esistono delle eccezioni per i servizi sensibili che un minore potrebbe aver ottenuto legalmente in autonomia (come la salute riproduttiva, il trattamento della salute mentale o il trattamento per la tossicodipendenza in determinate circostanze ai sensi della legge del New Jersey). In questi casi, potrebbe essere necessario il consenso separato del minore.

Inviare tramite il Percorso 03 (Terze Parti) e fornire:

• Un'autorizzazione valida e conforme alle normative HIPAA, firmata dal cliente (negli ultimi 12 mesi).
• Una lettera di rappresentanza su carta intestata dello studio legale.
• Una citazione in giudizio, un'ordinanza del tribunale o altro procedimento legale, se applicabile.

Le richieste di terze parti vengono fatturate a $1.00 a pagina più una commissione di ricerca di $10. Le fatture vengono inviate prima della pubblicazione.

Sì. Tutti i moduli inviati vengono trasmessi tramite HTTPS crittografato, archiviati su un server conforme alle normative HIPAA e accessibili solo al personale HIM autorizzato. Il caricamento dei documenti avviene tramite un portale sicuro separato che soddisfa i requisiti tecnici di sicurezza HIPAA. Non richiediamo mai il tuo numero di previdenza sociale completo, le informazioni sul conto finanziario o il numero della patente di guida tramite questa pagina, ma solo le ultime 4 cifre del numero di previdenza sociale, utilizzate esclusivamente per la verifica dell'identità.