Demande de dossier médical

Conformément à la loi, nous disposons d'un délai maximal de 30 jours pour traiter une demande d'accès à un dossier complet. En pratique, la plupart des demandes sont traitées en 7 à 14 jours ouvrables . Les dossiers déjà disponibles sur votre portail patient sont accessibles immédiatement. Si votre demande nécessite l'obtention de documents externes (par exemple, des images provenant d'un autre établissement), le délai de traitement peut être plus long.

Oui, dans plusieurs situations :

• Les dossiers sont disponibles via votre portail patient sont toujours gratuits.
• Dossiers de facturation sont gratuits pour les patients et leurs représentants légaux.
• Si vos dossiers sont envoyés à un autre prestataire de soins Pour assurer la continuité des soins, aucun frais n'est facturé.
• Les patients qui remplissent les conditions requises par notre Politique en cas de difficultés financières (Medicaid, SNAP, SSI, etc.) ne sont pas facturés.

Veuillez indiquer votre date limite dans le champ « Instructions supplémentaires » du formulaire. En cas d’urgence clinique avérée, veuillez appeler le (973) 966-1111 et demander à parler à notre équipe du service d’information médicale. Pour les dossiers transférés directement à un autre professionnel de santé, nous pouvons généralement les faxer ou les transmettre de manière sécurisée sous 24 à 48 heures.

Les notes de psychothérapie — c'est-à-dire les notes personnelles du thérapeute relatives au processus thérapeutique, conservées séparément du reste du dossier — nécessitent une autorisation spécifique distincte en vertu de la loi HIPAA. Si vous en avez besoin, veuillez l'indiquer clairement sur votre formulaire. Les résumés de traitement, les diagnostics, les listes de médicaments et les comptes rendus de consultation relatifs aux soins de santé mentale font partie de votre dossier médical habituel et sont communiqués selon la même procédure.

Les documents transmis par d'autres professionnels de santé (comptes rendus de consultation, résultats d'analyses externes, imagerie antérieure) sont intégrés à votre dossier médical Madison Medical et vous sont communiqués sur demande, au même titre que nos propres documents. En revanche, nous ne pouvons pas transmettre directement à un tiers les documents provenant d'autres sources ; vous devez en faire la demande auprès de l'organisme concerné.

Vous avez le droit de demander une modification. Veuillez adresser une demande écrite à notre responsable de la protection des données (coordonnées ci-dessous) en décrivant les informations que vous jugez inexactes et les modifications souhaitées. Nous vous répondrons dans un délai de 60 jours . Si nous sommes d'accord avec votre demande, nous modifierons le dossier. Dans le cas contraire, vous pouvez soumettre une déclaration de désaccord qui sera versée de façon permanente à votre dossier. Dans tous les cas, votre contribution est consignée.

Conformément à la réglementation du New Jersey, nous conservons les dossiers médicaux des adultes pendant au moins sept ans à compter de la date de la dernière inscription . Les dossiers des mineurs sont conservés pendant au moins sept ans après leur majorité (c’est-à-dire jusqu’à ce que le patient atteigne l’âge de 25 ans). Après cette période de conservation, les dossiers sont détruits selon des méthodes conformes à la loi HIPAA (déchiquetage, destruction numérique sécurisée) ; il n’est pas possible d’en obtenir la restitution.

En règle générale, oui — pour les enfants de moins de 18 ans, un parent ou un tuteur légal peut demander l'accès à leur dossier médical. Des exceptions existent pour les services sensibles qu'un mineur a pu obtenir légalement par lui-même (comme les soins de santé reproductive, les traitements de santé mentale ou les traitements pour toxicomanie dans certaines circonstances prévues par la loi du New Jersey). Dans ces cas, le consentement explicite du mineur peut être requis.

Soumettez votre demande via le chemin 03 (Tiers) et fournissez les informations suivantes :

• Une autorisation conforme à la loi HIPAA, signée par votre client (datant de moins de 12 mois).
• Lettre de représentation sur papier à en-tête de l'entreprise
• Une assignation, une ordonnance judiciaire ou tout autre acte de procédure légale, le cas échéant.

Les demandes de tiers sont facturées 1.00 $ par page, plus 10 $ de frais de recherche. Les factures sont envoyées avant la diffusion.

Oui. Tous les formulaires sont transmis via HTTPS chiffré, stockés sur un serveur conforme à la loi HIPAA et accessibles uniquement au personnel autorisé du service d'information médicale. Le téléchargement de documents s'effectue via un portail sécurisé distinct qui respecte les normes techniques de la loi HIPAA. Nous ne demandons jamais votre numéro de sécurité sociale complet, vos informations bancaires ni votre numéro de permis de conduire sur cette page ; seuls les quatre derniers chiffres de votre numéro de sécurité sociale sont demandés, et servent exclusivement à la vérification de votre identité.