Permintaan Rekam Medis

Berdasarkan hukum, kami memiliki waktu hingga 30 hari untuk memenuhi permintaan catatan medis secara lengkap. Dalam praktiknya, sebagian besar permintaan pasien diselesaikan dalam 7–14 hari kerja . Catatan yang sudah tersedia di portal pasien Anda dapat diakses segera. Jika permintaan Anda memerlukan pengambilan catatan eksternal (misalnya, pencitraan dari fasilitas lain), waktu penyelesaiannya mungkin lebih lama.

Ya, dalam beberapa situasi:

• Catatan tersedia melalui Anda portal pasien selalu gratis.
• Catatan penagihan gratis untuk pasien dan perwakilan hukum.
• Jika catatan Anda sedang dikirim ke penyedia layanan pengobatan lainnya Untuk menjaga kesinambungan perawatan, tidak dikenakan biaya.
• Pasien yang memenuhi syarat berdasarkan kebijakan kami Kebijakan Kesulitan Keuangan (Medicaid, SNAP, SSI, dll.) tidak dikenakan biaya.

Cantumkan tenggat waktu Anda di kolom “Instruksi Tambahan” pada formulir. Untuk situasi klinis yang benar-benar mendesak, hubungi kantor di (973) 966-1111 dan minta untuk berbicara dengan tim HIM kami. Untuk catatan yang ditransfer langsung ke penyedia layanan kesehatan lain, kami biasanya dapat mengirimkannya melalui faks atau transmisi aman dalam waktu 24–48 jam.

Catatan psikoterapi — yang berarti catatan proses pribadi terapis yang disimpan terpisah dari bagian rekam medis lainnya — memerlukan otorisasi khusus dan terpisah berdasarkan HIPAA. Jika Anda membutuhkannya, nyatakan secara eksplisit pada formulir Anda. Ringkasan perawatan kesehatan mental standar, diagnosis, daftar obat, dan catatan kunjungan merupakan bagian dari rekam medis reguler Anda dan dirilis melalui proses yang sama.

Catatan yang dikirimkan oleh penyedia layanan kesehatan lain kepada kami (laporan konsultasi, hasil lab eksternal, pencitraan sebelumnya) menjadi bagian dari rekam medis Madison Medical Anda dan akan diberikan kepada Anda atas permintaan, sama seperti dokumentasi kami sendiri. Namun, kami tidak dapat memberikan catatan yang berasal dari tempat lain secara langsung kepada pihak ketiga — catatan tersebut harus diminta dari sumber aslinya.

Anda berhak meminta perubahan. Kirimkan permintaan tertulis kepada Petugas Privasi kami (informasi kontak di bawah) yang menjelaskan apa yang menurut Anda salah dan apa yang ingin Anda ubah. Kami akan merespons dalam waktu 60 hari . Jika kami setuju, kami akan mengubah catatan tersebut. Jika kami tidak setuju, Anda dapat mengirimkan pernyataan ketidaksetujuan yang akan menjadi bagian permanen dari file Anda. Dengan cara apa pun, masukan Anda akan didokumentasikan.

Sesuai peraturan New Jersey, kami menyimpan rekam medis orang dewasa minimal selama tujuh tahun sejak tanggal entri terakhir . Rekam medis anak di bawah umur disimpan setidaknya selama tujuh tahun setelah usia dewasa (yaitu, hingga pasien berusia 25 tahun). Setelah periode penyimpanan, rekam medis dimusnahkan menggunakan metode yang sesuai dengan HIPAA (penghancuran, penghancuran digital yang aman) — rekam medis tersebut tidak dapat diminta kembali begitu saja.

Secara umum, ya — untuk anak di bawah 18 tahun, orang tua atau wali sah dapat meminta catatan tersebut. Pengecualian berlaku untuk layanan sensitif yang mungkin telah diperoleh anak di bawah umur secara sah (seperti kesehatan reproduksi, perawatan kesehatan mental, atau perawatan penyalahgunaan zat dalam keadaan tertentu berdasarkan hukum New Jersey). Dalam kasus ini, persetujuan terpisah dari anak di bawah umur mungkin diperlukan.

Kirimkan melalui Jalur 03 (Pihak Ketiga) dan berikan:

• Otorisasi yang sesuai dengan HIPAA dan ditandatangani oleh klien Anda (dalam 12 bulan terakhir)
• Surat pernyataan yang dicetak di atas kop surat perusahaan.
• Surat panggilan, perintah pengadilan, atau proses hukum lainnya jika berlaku.

Permintaan dari pihak ketiga dikenakan biaya $1.00 per halaman ditambah biaya pencarian $10. Faktur dikirim sebelum rilis.

Ya. Semua pengajuan formulir dikirimkan melalui HTTPS terenkripsi, disimpan di server yang sesuai dengan HIPAA, dan hanya dapat diakses oleh staf HIM yang berwenang. Unggahan dokumen menggunakan portal aman terpisah yang memenuhi perlindungan teknis HIPAA. Kami tidak pernah meminta nomor Jaminan Sosial lengkap Anda, informasi rekening keuangan, atau nomor SIM melalui halaman ini — hanya 4 digit terakhir SSN, yang digunakan semata-mata untuk verifikasi identitas.